Pienyrittäjänä tapahtuman järjestäminen - Viisi vinkkiä pienyrittäjälle, joka haaveilee oman tapahtuman järjestämisestä

Tapahtuman järjestäminen voi tuntua pienyrittäjänä haastavalta ja aikaa vievältä lisätyöltä, joka tulee suorittaa muun työn ohessa. Tapahtumat kannattaa kuitenkin nähdä osana omaa liiketoimintaa, sillä ne tarjoavat mahdollisuuksia mm. asiakaskontaktien luomiseen, yrityksen tunnettuuden lisäämiseen, tuotteiden esittelyyn sekä arvokkaan palautteen saamiseen. Olipa kohderyhmänäsi yritykset (B2B) tai kuluttajat (B2C), tässä viisi vinkkiä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen.

1. Määritä tavoitteesi

Aloita määrittämällä selkeästi, mitä haluat saavuttaa tapahtumallasi. Onko kyseessä uuden tuotteen/palvelun lanseeraus, asiakkaiden sitouttaminen ja brändin vahvistaminen vai esimerkiksi liidien kerääminen? Selkeä tavoite ohjaa suunnitteluprosessia ja auttaa mittaamaan tapahtuman onnistumista. Kirjoita tavoitteesi ylös ja palaa niihin suunnitteluprosessin aikana. Epäröidessäsi tavoitteet ohjaavat tekemään oikeita valintoja tapahtumasi kannalta.

2. Tunne yleisösi

Kohdeyleisön ymmärtäminen on avainasemassa onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Mieti kenelle tapahtuma järjestetään ja ota suunnittelussa huomioon kohderyhmän mieltymykset, kiinnostuksen kohteet ja tarpeet. Onko yleisösi kiinnostunut hyvinvoinnista? Tulisiko tapahtumassasi tarjottavan ruoan olla silloin luomua ja kotimaista? Kohdeyleisösi voi myös olla iältään vanhempaa väkeä, jonka vuoksi on tärkeää miettiä laajemmin tapahtuman esteettömyyttä. Tapahtuman räätälöiminen yleisösi mukaan lisää asiakkaiden tyytyväisyyttä ja vahvistaa heidän sitoutumista tapahtumaasi.

3. Budjetoi viisaasti

Aseta tapahtumallesi realistinen budjetti. Budjetin tulisi kattaa kaikki tapahtuman kustannukset, kuten tapahtumatilan vuokra, henkilökuntakulut, ohjelmakulut, tarjoilut, mahdolliset lipunmyyntikulut ja markkinointikulut. Useimmiten tapahtumissa ilmenee myös yllättäviä kuluja, joita varten on hyvä varata myös puskuria budjettiin. Aloita listaamalla kaikki tapahtumaan liittyvät kulut, kilpailuta hinnat ja vertaile kuluja asettamaasi budjettiin. Näin näet, pysytkö suunnitelmasi kanssa budjetissa, vai tuleeko sitä vielä muokata johonkin suuntaan.

4. Laadi yksityiskohtainen suunnitelma

Kattava suunnitelma on onnistuneen tapahtuman perusta. Laadi tapahtumallesi yksityiskohtainen suunnitelma, joka kattaa kaikki suoritettavat tehtävät ennen tapahtumaa ja sen aikana. Sisällytä suunnitelmaan myös kaikkien tehtävien deadlinet. Näin varmistat, ettei mikään unohdu ja kaikki valmistuu ajallaan. Pienyrittäjänä priorisointi ja tehtävien delegointi mahdollisuuksien mukaan ovat avainasemassa. Voit luoda suunnitelman esimerkiksi Google Sheetsiin, jolloin koko tapahtumatiimi pääsee muokkaamaan suunnitelmaa ja päivittämään edistymistä. Vinkki! Aloita suunnitelman laatiminen tapahtumapäivästä ja etene taaksepäin. Näin tehtävien määräajat on helpompi asettaa suunnitelmaan.

5. Markkinoi tehokkaasti

Tehokas markkinointi on avainasemassa osallistujien houkuttelemiseksi. Hyödynnä monipuolisesti eri markkinointikanavia, kuten sosiaalista mediaa, sähköpostimarkkinointia ja yhteistyökumppanuuksia muiden yritysten tai vaikuttajien kanssa. Luo kanaviin houkuttelevaa ja arvoa tuottavaa sisältöä, joka korostaa tapahtuman hyötyjä. Asiakkaita voi kannustaa sitoutumaan tapahtumaan jo aikaisessa vaiheessa mm. tarjoamalla alennuksia tai muita kannustimia.

Pienyrittäjänä tapahtuman järjestäminen voi olla investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Oikein toteutettuna se voi tuoda merkittävää näkyvyyttä, uusia asiakkaita ja vahvempia suhteita nykyisiin asiakkaisiin. Aloita pienestä, opi jokaisesta kokemuksesta ja kehitä tapahtumiasi jatkuvasti. Näillä vinkeillä pääset alkuun ja luot tapahtumia, jotka tukevat liiketoimintasi kasvua ja menestystä. Onnea suunnitteluun!

Kuka on tekstin takana?

Olen Katja Väärälä, Kohti Unelmia Akatemian yhteisön jäsen, tapahtumayrittäjä ja KOREventin toinen perustaja.

KOREvent eli tuttavallisemmin KORE syntyi, kun hyppäsin yhtiökumppanini kanssa pois oravanpyörästä ja perustimme oman tapahtumatuotantoyrityksen, jotta saamme luoda oman näköistä työelämää tapahtuma-alalla. 

Meidän intohimona on luoda yhteisöä puhuttelevia tapahtumia, jotka luovat omalta osaltaan muutosta yhteisöönsä sekä sitä kautta myös maailmaan. Haluammekin omalta osaltamme mahdollistaa asiakkaidemme visioiden toteutumisen ja nostattaa heidän tapahtumat yhteisöä puhutteleviksi kokonaisuuksiksi.

Meillä KORE:lla on tapahtumista yhteensä yli 10 vuoden kokemus ja autamme asiakkaitamme erilaisten tapahtumatoteutusten kanssa ympäri Suomen.

Tutustu meihin lisää osoitteessa: www.korevent.fi

Terkkuja,

Katja Väärälä